RÜCKSTELLUNGEN (eine Auswahl für kleinere Unternehmen)
Als Unternehmer, Geschäftsführer oder Inhaber liegt es in ihrer Verantwortung ihre Gesellschaft mit ausreichenden liquiden Mitteln auszustatten. Hierzu gehört auch die Steuern ihres Unternehmens als Kostenfaktor zu begreifen, die ihre Liquidität im Unternehmen schmälert. Sämtliche Kosten sollten stets möglichst effizient ausgestaltet sein. Im Rahmen der jährlichen Bilanzerstellung ist das Thema der Rückstellungen ein noch weniger ausgeschöpftes Mittel, um die steuerliche Bemessungsgrundlage zu reduzieren und hierdurch gerade für kleinere Betriebe wichtige Liquiditätsvorteile zu generieren.
In der Besteuerungspraxis ist es oftmals noch so, dass sich meist nur eine einzige Rückstellung für (externe) Jahresabschlusskosten in vielen Abschlüssen von kleinen Unternehmen befindet! Natürlich stimmt es, dass mit der Größe des Unternehmens auch dessen Bilanzposten anwachsen. Nichtsdestotrotz, darf mach auch bei kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern grundsätzlich mehr als 1-2 Rückstellungen erwarten dürfen. Grundsätzlich würden wir die Mehrzahl der nachfolgenden Rückstellungen dem Grunde nach auch bei kleinen Unternehmen erwarten:
1. Jahresabschlusskosten
Für die Erstellung des Jahresabschlusses besteht eine gesetzliche Verpflichtung. Somit sind die Kosten, die damit zusammenhängen und erst im Folgejahr in Rechnung gestellt werden (externe Kosten für Steuerberater, Gutachter, etc.) als Rückstellungen des betreffenden Geschäftsjahres zu bilanzieren. Interessant ist, dass auch interne Kosten (Mitarbeiter unterstützen im Folgejahr die Abschlusserstellung) rückstellungsfähig sind. Hier ist an die Auskunftsperson zu denken, schließlich sind ja Fragen des Steuerberaters zu beantworten, Unterlagen herauszusuchen, etc.
2. Offenlegung
Hier verhält es sich für Kapitalgesellschaften ähnlich wie zum Jahresabschluss.
3. Buchführung
Für Buchführungsarbeiten nach dem Bilanzstichtag, die Geschäftsvorfälle des abgelaufenen Geschäftsjahres betreffen ist aufgrund der öffentlich-rechtlichen Verpflichtung ebenfalls eine Rückstellung zu bilden. Auch hier explizit für interne Kosten.
4. Steuererklärung
Siehe Jahresabschluss und Buchführung
5. Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus dem Gesetz nach §§ 257 HGB und 147 AO. Kosten können sein, ein einmaliger Aufwand für die Archivierung und laufende Raum- und Personalkosten, Abschreibungen für notwendige Gegenstände.
6. Instandhaltungen
Die Instandhaltungen müssen dem abgelaufenen Geschäftsjahr zugeordnet werden können und innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres nachgeholt werden.
7. Urlaub
Die von Mitarbeitern nicht genommenen Urlaubstage sind zum Bilanzstichtag als Erfüllungsrückstand des Arbeitgebers zu bewerten und als Rückstellung zu bilanzieren.
8. Überstunden / Gleitzeit
Siehe Urlaubsrückstellung
9. Rückbauverpflichtungen
Sie haben als Pächter/Mieter aufgrund des Mietvertrags die Verpflichtung bei ihrem Auszug den ursprünglichen Zustand der Mietsache wieder herzustellen, also insbesondere Mietereinbauten wieder zu entfernen. Achtung, bei langfristigen Rückbauverpflichtungen unterscheidet sich der Rückstellungsansatz nach HGB und Steuerbilanz aufgrund des Stichtagsprinzips und der unterschiedlichen Abzinsungssätze.
10. Beiträge
Berufsgenossenschaft, IHK bzw. HWK Beiträge, etc.
11. Ausstehende Rechnungen
Nicht selten lassen sich Lieferanten bzw. Dienstleister lange Zeit, um ihre Abrechnungen zu erstellen (bspw. Strom, Gas, Mietnebenkostenabrechnung, Telekommunikation, etc). Für erhaltene, aber zum Bilanzstichtag noch nicht abgerechnete Leistungen sind vom Leistungsempfänger Rückstellungen zu bilden, um die Aufwendungen periodengerecht dem abgelaufenen Geschäftsjahr zuzuordnen.
12. Tantieme
In vielen Geschäftsführer-Verträgen mit Gesellschaftern sind oftmals Tantieme-Regelungen enthalten, die der Abschluss-Ersteller im Blick haben muss. Schauen Sie sich daher alle Verträge mit dem Management an!
13. Weitere Rückstellungen
Je nach Konstellation und Geschäftsmodell kann eine Vielzahl weiterer notwendiger Rückstellungen existieren. Bei einem Produzenten ist bspw. an die Gewährleistungsrückstellung oder die Rückstellung für Aktiv- und Passivprozesse, Patentrechtsverletzungen oder an Kosten nach Verpackungsgesetz zu denken. Im Personalbereich kommen oftmals Jubiläen, Abfindungen, Boni, Pensionen, Altersteilzeit, etc. vor.
Als Unternehmer haben Sie hier eine Eigenverantwortung. Schauen Sie sich den Abschluss und insbesondere auch die Position der Rückstellungen an. Zur Prüfung der Vollständigkeit bietet sich zunächst eine Aufteilung des Unternehmens nach Funktionsbereichen Finanzen, Vertrieb/Verkauf, Produktion, Einkauf, Recht/Steuern, Personal, Infrastruktur (Mietverhältnisse, Instandhaltungen) etc. an. Nachfolgend überprüft man innerhalb der Funktionsbereiche die unternehmensindividuellen Prozesse nach fehlenden Aufwendungen für das abgelaufene Geschäftsjahr.
Sie benötigen fachkundige Unterstützung? Kontaktieren Sie uns gerne, wir schauen uns Ihren Abschluss und Prozesse mittels umfassender praxiserprobter Checklisten an oder wir besprechen mit Ihnen unsere Checklisten im Rahmen der Akademie Schulung.
DISCLAIMER
Dieser BLOG-Beitrag kann und soll keine individuelle Beratung ersetzen, die wir explizit empfehlen. Besprechen Sie die Thematik der Rückstellungen mit uns oder alternativ mit Ihrem Berater. Dieser Beitrag wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Trotz sorgfältiger Bearbeitung wird keine Haftung für dessen Richtigkeit oder Vollständigkeit übernommen.
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