Nach § 239 Abs. 2 HGB sind die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen zeitgerecht zu führen. Zeitgerecht bedeutet einerseits eine periodenbezogene als auch zeitnahe Verbuchung der Geschäftsvorfälle. Über die Maßgeblichkeit gilt dies auch für das Steuerrecht. Entsprechende steuerliche Interpretationen bzw. Regelungen finden sich überdies in den GoBD sowie in der Abgabenordnung (u.a. §§ 140, 145, 146 Abs. 1 AO). In der Praxis stellt dieses Kriterium, insbesondere in Bezug auf die zwei nachfolgend genannten Sachverhalte oftmals eine Herausforderung dar: Umsatzsteuer-Voranmeldungen Nicht selten werden insbesondere bei kleineren Unternehmen die Umsätze während des laufenden Jahres erst im Zeitpunkt der Rechnungsstellung an den Kunden gebucht,  die Umsatzsteuer erst zu diesem Zeitpunkt ermittelt und für diesen laufenden Anmeldezeitraum (bspw. Monat) abgeführt. Dieses Vorgehen ist jedoch fehlerhaft, da der Umsatz bzw. die Umsatzsteuer im Zeitpunkt der erbrachten Lieferung bzw. Leistung realisiert ist bzw. entsteht (bspw. entsprechend den vereinbarten Incoterms). Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung ist diesbezüglich ohne Relevanz. Oft liegen zwischen Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt und Rechnungsstellung beträchtliche Zeiträume, so dass in diesen Fällen die Erfassung des Umsatzes sowie der Umsatzsteuer nicht mehr zeitgerecht erfolgt. Zudem stellt die verspätete Umsatzsteueranmeldung in diesem Fall einen steuerlich materiellen Fehler dar. Sammelkonten  Die Buchungen sind zu ihrem Verständnis zu beschreiben. Schließlich müssen sie in Übereinstimmung mit §§ 238 HGB, 145 AO einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können. Die Erfassung auf sog. Sammelkonten oder Durchlaufkonten erfüllt dieses Kriterium nicht, da mangels der Zuordnung zu einem Ordnungskriterium (bspw. eindeutiges Sachkonto) die Buchung unbestimmt bleibt. Oft werden diese Konten erst im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses „aufgelöst“, was jedoch in Anbetracht des Kriterium einer ordnungsmäßigen (zeitnahen) Buchhaltung zu spät ist. Die GoBD konkretisieren bereits bestehende GoB aus einer rein steuerlichen bzw. fiskalischen Sicht (hauptsächlicher Zweck: Sicherung des...

Nachstehend unsere TOP 5 Praxiserfahrungen aus der Beratung und Prüfung des IKS aus 2017/2018: GoBD als integraler Bestandteil des TAX-IKS Während die typischen Steuerarten wie USt, KÖSt, GewSt und LohnSt in der Regel durch das IKS abgedeckt sind, werden die GoBD Regelungen – wenn überhaupt – aus unseren Erfahrungen nur unzureichend in den Prozessen berücksichtigt. Im Accounting-IKS sind die GoB in der Regel nicht der notwendigen Tiefe und Detailierung wie sie die GoBD vorsehen und vorgeben abgedeckt, so dass hier im Rahmen des TAX-IKS nachgebessert werden sollte. Fehlerfeststellungen Aufgedeckte Fehler aus Abschlussprüfungen des Vorjahres, aus internen Audits oder Betriebsprüfungen werden nur unzureichend im IKS nachvollzogen, d.h. die Ursachen für die letztendlich erfolglose Verhinderung bzw. Aufdeckung des Fehlers durch die implementierten Kontrollen werden nicht weiter analysiert und entsprechende Maßnahmen ergriffen. Vollständigkeit Bilanz/GuV Oft werden wesentliche Bilanz- oder GuV-Positionen überhaupt nicht abgedeckt. Ursächlich hierfür sind regelmäßig bilanzielle oder operative Restrukturierungen, welche im IKS nicht nachvollzogen werden. Gerade in internationalen Strukturen verlässt mach sich in typischen Bereichen wie bspw. Pensionsrückstellungen auf die „Zentrale“, übersieht jedoch dabei, dass überdies wesentliche Transaktionen auch „lokal“ stattfinden wie bspw. die Übergabe des Mengengerüsts an den Aktuar, etc. Anhang und Lagebericht Nicht selten fehlen in der Praxis die Erstellungsprozesse zum Anhang, wobei jedoch dieser integraler Bestandteil des Jahresabschlusses ist. Ähnlich sieht es mit dem Prozess zur Erstellung des Lageberichts aus. Dokumentation Das IKS sowie die Kontrolltätigkeit ist oft nur unzureichend dokumentiert. Nicht selten werden zwar aussagegemäß Kontrollen durchgeführt und meist indirekte Nachweise hierfür auch vorgelegt, eine entsprechende zweifelsfreie Dokumentation liegt jedoch nicht vor. Eine monatliche Haupt- und Nebenbuchabstimmung sollte vom Kontrollverantwortlichen datiert, unterschrieben und erläutert sowie die Dokumentation hierzu aufbewahrt werden. Viele der aufgeführten Punkte lassen sich durch ein gutes Monitoring identifizieren bzw. anschieben. Die Implementierung eines IKS ist gut und wichtig,...

Einer der wesentlichen Komponenten des internen Kontrollsystems (IKS) ist dessen kontinuierliche Überwachung und Verbesserung. Bei großen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe in der Regel die eingerichtete interne Revisionsabteilung. Bei kleineren Unternehmen sollten – aufgrund von Unabhängigkeits- und Unparteilichkeitserfordernissen – externe Dienstleister (bspw. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, etc.) mit der Aufgabe betreut werden. Die Überwachung und Verbesserung kann beispielhaft durch folgende Aufgaben umrissen sein: Überprüfung der Angemessenheit (bspw. sind die wesentlichen Kontrollen zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich implementiert, sind sie nach wie vor dem Grunde nach angemessen, um Fehler zu vermeiden bzw. aufzudecken, etc.). Überprüfung vorgenommener bzw. fehlender Anpassungen des IKS an aktuelle Änderungen bspw. aufgrund neuer Gesetze, Standards, Richtlinien oder Unternehmenstransaktionen. Überprüfung der Kontrolltätigkeit => wurden Kontrollprüfungen, insbesondere in Bezug auf Stichprobenumfang, Schlussfolgerung und Dokumentation, tatsächlich entsprechend den internen Vorgaben durchgeführt. Überprüfung der Vollständigkeit des IKS => sind sämtliche wesentlichen Risiken aus Buchführung, Aufzeichnung und Archivierung (bspw. GoB/GoBD), Bilanz- und GuV-Posten-, Anhangs- und Lageberichtsperspektive sowie Steuererklärungen und Steueranmeldungen durch entsprechende Kontrollen abgedeckt. Überprüfung der Aktualität => wurden festgestellte Mängel (bspw. aus Betriebs- und Abschlussprüfungen, Kontrollprüfungen, etc.) tatsächlich zeitnah behoben und das IKS entsprechend angepasst. Unterstützung des lokalen Managements oder Auslandsgesellschaften bei der Ausgestaltung von Kontrollen und der Dokumentation von Prozessen und Kontrollen nach Best practices. Unterrichtung der Geschäftsleitung und / oder Aufsichtsorgans über die Ergebnisse der regelmäßigen Überprüfungen. Überprüfung, ob Versäumnisse bzw. Fehler in der Ausführung der internen Kontrolltätigkeit entsprechend sanktioniert wurden. Aus unserer Erfahrung fehlen häufig in der IKS-Praxis eine Beschreibung der Risiken und Kontrollen in Bezug auf den Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Archivierungsprozess, insbesondere in der Tiefe wie sie durch die Einführung der GoB/D verpflichtend sind (Stichwort „Verfahrensdokumentation“). Diese Lücken sollten zeitnah geschlossen werden.   Über KANZLEI OLIVER PRINCIPE, Tamm/Ludwigsburg Wir erbringen in der Region Kanzlei- als auch projektbezogene Leistungen im Bereich der Managed Services (Buchhaltung,...